Les différentes étapes de l’organisation d’une conférence

//Les différentes étapes de l’organisation d’une conférence

Les différentes étapes de l’organisation d’une conférence

Vous êtes une institution à but lucratif ou non, vous pouvez avoir besoin à un moment donné de réunir vos partenaires autour d’un thème. Pour ce faire, vous aurez à organiser des ateliers ou séminaires. Nous vous proposons de découvrir ensemble les grandes étapes pour la mise en place d’un colloque.

Définir l’objectif de votre séminaire

Cette étape est capitale parce qu’elle vous permet de circonscrire votre champ d’action. Alors vous devez être en mesure de répondre à la question suivante : pourquoi voulez-vous faire cette conférence ? Cela peut-être pour présenter un nouveau produit, un projet innovant, faire part d’une information au monde de la presse. Les raisons pour organiser ce type d’évènement peuvent être multiples et variées.

Une fois l’objectif défini, vous pourrez vous concentrer sur les différents messages à passer au cours de votre colloque. Pour développer de façon complète un texte, vous aurez peut-être besoin de le faire en plusieurs sous-thèmes. Ainsi, vous devez connaitre le nombre de d’informations à dérouler. Cette étape vous permet aussi de définir la durée de la conférence.

Établir le budget et trouver le financement pour votre évènement

Avant d’entamer la phase concrète, vous devez proposer un budget. En fonction, du nombre de participants, de la rémunération des intervenants, des besoins en logistiques et des autres spécificités de votre conférence, vous établirez une liste de dépenses. Si celle-ci n’est pas bien définie au début on peut se retrouver facilement avec des charges superflues. Autrement dit, vous sortirez du cadre du budget.

Par ailleurs, vous pouvez décider de financer entièrement votre colloque ou d’avoir recours à des partenaires. Ce genre d’évènement nécessite généralement une grosse mobilisation de fonds. Il est conseillé de faire appel à des sponsors, des subventions publiques. Il est courant dans ces cas de faire de la publicité pour d’autres organismes contre leur contribution financière.

Fixer la date, trouver le lieu et envoyer les invitations.

Une conférence est planifiée afin que les gens y participent. Il ne sert à rien de préparer un atelier auquel personne ne se rendra. C’est pour cette raison que vous devez fixer une date à laquelle vous ne serez pas en concurrence avec d’autres évènements de même nature. Sur le choix de la date, vous ne pourrez contenter tout le monde. Cependant, vous pouvez essayer d’avoir l’adhésion du plus grand nombre d’acteurs pour une réussite.

En tenant compte du caractère du colloque et des spécificités en matière de logistique, vous devez choisir le lieu adéquat. Il doit vous assurer un minimum de confort afin que les participants soient à l’aise. Ce lieu doit prendre en considération également votre budget. La location d’une salle de conférence doit respecter des critères stricts. Une fois que tous ces préalables sont réalisés, vous pouvez adresser vos invitations.

En somme, l’organisation d’un colloque commence par la définition de l’objectif. Vous devez ensuite établir un cadre des dépenses, trouver le financement et envoyer les invitations. La réussite d’une conférence passe aussi par une communication bien faite.

 

2022-03-04T11:41:14+00:00